1. 邮件备份的实时性和保存规则
邮件备份很难做到实施性，如果出现了误删除的情况就很难保证数据的完整
保存规则的定义比较麻烦，长期使用的情况下，大量的备份数据需要哦有种良好的保存模式，这个比较麻烦。
2. 邮件的提取
邮件备份是为了在意外误删除或者数据丢失情况下找回之前的文档（比如：笔记本丢了），或者在特别的需要情况下找到之前的老文档（比如：1年前的邮件，但是老邮件已经删除）。那么，如何有效的找到这封邮件，并且快速的提取就是个问题。传统的备份方式，搜索邮件比较困难，提取更是比较麻烦的事情。
3. 大规模应用的情况
如果用户数量较多，邮件备份和恢复的需求较大，那么备份的方式在实际应用情况下就会很难实现。人工工作量比较大，管理员也会比较辛苦。

在上面的情况下，邮件归档就比邮件数据的备份更加使用。
那么备份和归档有什么区别呢？我整理了一张表，大家可以参考下。
备份 归档
对象 系统、数据库的备份 对邮件、文档、数据的保存
内容搜索 不支持 支持
备档方式 定时提取 实时提取
数据提取操作 必需由管理员操作，工作效率较低 可用户自助工作、效率较高
数据提取方式 全部恢复 全部恢复或个别数据单独恢复
存储优化 数据冗余较多，多个全备占用较多存储空间 单副本技术、分级存储优化，降低存储成本
工作目标 及时恢复系统，保证业务不间断。 随时数据搜索、提取，保证数据安全

基于上面的区别，我们可以发现，备份更多的是针对系统的安全，保证系统业务的稳定性，在意外服务器当机或者损坏情况下保证业务连续性。而归档更多的是针对数据方面的安全，在数据的完整性，和搜索提取以及应用方式方面更胜一筹。

所以，我们可以选择不同的产品来满足不同的应用需要。系统方面，我们更需要备份的产品，数据方面，我们更需要归档的功能。